Struktur Organisasi Pesantren dan Tugasnya – Struktur organisasi merupakan suatu sistem yang digunakan untuk mendefinisikan suatu tingkatan/dudukan dalam suatu organisasi. Jadi struktur organisasi pesantren, itu artinya struktur yang ada di pondok pesantren.
Dari struktur organisasi setiap orang memiliki deskripsi pekerjaan atau tugas yang menguraikan tugasnya masing-masing. Jadi bisa dikatakan ada beberapa fungsi dari struktur organisasi seperti memungkinkan komunikasi lebih baik, hubungan pelaporan jelas, dan perkembangan.
Membahas mengenai struktur organisasi pesantren dan tugasnya seperti yang tertera pada judul, pastinya banyak dari Anda yang masih belum tahu secara betul. Dengan berada dan membuka artikel ini, maka Anda berada di pilihan yang tapat.
Kenapa begitu? Karena pada kesempatan kali ini kami akan sampaikan secara jelas struktur organisasi pesantren lengkap dengan tugasnya. Jadi bagi Anda yang penasaran, sedang membutuh atau sedang mencari informasi ini maka silakan simak pembahasan berikut sampai akhir.
Struktur Organisasi Pesantren dan Tugasnya
Nah jika penasaran dengan struktur organisasi pesantren dan tugasnya, di sini kami akan bahas secara lengkap. Dan bisa dikatakan struktur organisasi ini tidak berbeda dengan struktur organisasi remaja mesjid di mana ada tingkatan atau dudukan di dalamnya.
1. Kepala Atau Ketua Pengurus
- Melengkapi dan mereshuffle (merubah di tengah masa kepengurusan) personalia pengurus dengan persetujuan pengasuh.
- Koordinir penyusunan Pedoman tugas pengurus dan kalender kegiatan bersama sekretaris.
- Bersama sekretaris menyelenggarakan dan memimpin rapat (Rapat program kerja, Pengurus Harian, Rapat Koordinasi, Rapat evaluasi kerja, Rapat Luar biasa dan khusus).
- Menyelenggarakan Training organisasi pengurus.
- Bersama sekretaris menandatangai surat keluar.
- Bersama Bendahara menentukan anggaran belanja pondok.
- Membentuk dan mengesahkan kepanitiaan (PHBI, Pendaftaran dan Pembekalan Santri baru, Penyuluhan kesehatan, Lomba, dll).
- Bersama sekretaris mengangkat panitia penerimaan santri baru.
- Mengkoordinir pendelegasian pengurus (Undangan ke pesantren lain atau instansi pemerintah, jenguk orang sakit, acara lain).
- Berkonsultasi dengan pengasuh dan dewan pengasuh.
- Melakukan kontrolling terhadap tugas-tugas pengurus.
- Memberikan motivasi dan apresiasi terhadap pengurus.
- Melakukan teguran kepada pengurus yang melanggar.
- Membuat laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)
2. Wakil Kepala
- Mewakili kepala jika berhalangan dengan mengindahkan pertimbangan bersama dan ketentuan yang berlaku.
- Tentukan kebijaksanaan dan mengawasi pelaksanaan program sesuai dengan bidangnya.
- Bertanggung jawab atas pelaksanaan program sesuai dengan bidangnya
3. Sekretaris
- Melengkapi dan memelihara ATK.
- Bersama ketua selenggarakan rapat dan mencatat hasil rapat.
- Melengkapi buku-buku administrasi pesantren dan kepengurusan.
- Buku Rapat
- Buku data personalia.
- Buku Induk Santri.
- Buku Pedoman program kerja pengurus
- Membuat dan melengkapi papan bagan organisasi.
- Jadwal harian, bulanan, dan pengajian kutubus Salaf.
- Mengatur keluar masuknya surat dan mencatat dalam buku agenda surat
- Mengonsep dan membuat surat menyurat yang dibutuhkan pondok.
- Bersama Ketua menandatangani surat keluar.
- Membuat buku agenda surat keluar dan masuk.
- Mengisi papan Pengumuman
- Melakukan sensus santri.
- Membuat Kartu Tanda Santri
- Mendokumentasikan arsip dan foto organisasi
- Bersama ketua membentuk Panitia Penerimaan pendaftaran santri baru dan melengkapi administrasinya.
- Membuat kwitansi pembayaran untuk santri baru.
- Lakukan pendataan santri baru dan memasukkannya ke buku induk santri.
4. Wakil Sekretaris
- Mewakili sekretaris jika berhalangan dengan mengindahkan pertimbangan bersama dan ketentuan yang berlaku.
- Membantu sekretaris dalam mengatur jadwal kegiatan, menyiapkan dan membuat notulen rapat dan menertibkan surat-surat.
5. Bendahara
- Merencanakan dan mengatur serta menentukan kebijaksanaan mekanisme keuangan secara keseluruhan.
- Mengatur dan menentukan kebijaksanaan penggalian dana.
- Mengadakan pencatatan terhadap sirkulasi keuangan secara keseluruhan.
- Tanggung jawab terhadap seluruh mekanisme keuangan Pondok Pesantren Al-Khoirot terhadap kepala.
6. Wakil Bendahara
- Membantu pelaksanaan tugas Bendahara, dan membagi tugas bersama bendahara.
7. Ubudiyah
- Melaksanakan dan tanggung jawab terhadap realisasi program sesuai dengan program seksi.
- Melaksanakan program seksi yang telah ditetapkan.
- Bekerjasama dengan bagian ketertiban dan seluruh pengurus mempersilahkan santri melakukan sholat berjamaah
- Menjaga dan mengontrol santri selama masa pelaksanaan sholatber jamaah dan kegiatan ubudiyah lainnya.
- Menyusun piket kontrol santri pada masa kegiatan ubudiyah
- Melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam upaya meningkatkan pemahaman dan pengalaman terhadap islam, seperti praktik sholat (bekerja sama dengan bagian kegiatan belajar), praktik tajhiz jenasah, dll.
- Bersama Ta’mir Masjid menyusun jadwal Muaddzin, bilal Jum’at dan Imam Badal
- Bertang gungjawab terhadap kepala pengurus dan Pengasuh
8. Kegiatan Belajar (Tarbiyah wat Ta’lim)
- Membuat jadwal kegiatan belajar
- Melakukan koordinasi dengan pengurus Daerah terhadap pelaksanaan kegiatan belajar rutin, mingguan dan insidental.
- Melakukan kontrol terhadap pelaksanaan kegiatan belajar santri
- Melakukan pembinaan kemampuan baca Al-Qur’an dan Mu’allim Al-Qur’an
- Membuat jadwal pengajian, baik yang di ampu oleh Pengasuh dan Dewan Pengasuh atau yang di ampu oleh Asatidz
- Menyelenggarakan acara khitobah mingguan, bulanan dan diskusi ilmiah
- Menyelenggarakan kegiatan bahtsul masail diniyah
- Bersama bagian lain yang terkait melaksanakan pelatihan-pelatihan peningkatan kemampuan santri
9. Ketertiban dan Keamanan
- Mengkoordinir dan mengikutsertakan santri dalam menjaga keamanan dan ketertiban.
- Membuat tim patroli keamanan pondok.
- Membuat jadwal pengabsenan santri
- Membuka dan menutup gerbang pada waktu yang telah di tentukan.
- Menangani pemberlakuan jam malam.
- Ikut serta mengontrol ketertiban saat kegiatan berlangsung.
- Kontrol/handle dan adakan penyidangan serta memberi sanksi bagi santri yang melanggar peraturan yg berlaku.
- Geledah HP, alat pemutar music dan video (mp3/mp4) dan senjata tajam.
- Mengadakan penggeledahan berkala
- Menjaga stabilitas (menangani kegaduhan)
- Menjadi mediator bagi santri yang bertikai.
- Membuat jadwal piket petugas
- Membuat Kartu Mahram Santri (KMS)
- Mengontrol dan memberi sanksi bagisantri yang melakukan pelanggaran.
- Menangani dan mengontrol perizinan santri
- Mengoperasi rambut panjang
10. Kebersihan
- Mengkoordinir dan mengikutsertakan santri dalam menjaga kebersihan.
- Buat jadwal dan kontrol piket kebersihan harian dan kerja bakti (roan)
- Mengkoordinir penertiban jemuran.
- Mengurusi pakaian yang jatuh berserakan.
- Kontrol wadah kotor dan timbunan sampah pada setiap asrama dan lingkungan pondok.
- Beri sanksi bagi santri yang melanggar peraturan kebersihan.
- Menilai kebersihan asrama dan daerah.
- Tanggung jawab atas kebersihan dan kerapian Pondok Pesantren.
- Membuat jadwal piket dan memantaunya.
- Melengkapi peralatan kebersihan.
- Melengkapi dan memelihara alat2 kebersihan (Sapu, tempat sampah, pemberian penyuluhan kebersihan, pelajari dan melakukan manajemen pengelolaan sampah).
11. Olahraga & Kesehatan
- Melengkapi sarana dan prasarana kesehatan.
- Pengadaan kotak P3K danmengontrol kelengkapan isinya.
- Pengadaan peralatan kesehatan pondok.
- Melengkapi dan melayani kebutuhan santri terhadap obat-obatan.
- Melakukan kontrol kesehatansantri secara teratur.
- Operasi/pemeriksaan kuku.
- Mengkoordinir pelaksanaan posyandu remaja.
- Mendata dan mengurusi santri yang sakit.
- Merawat serta melayani kebutuhan santri yang sakit.
- Antar santri yang sakit ke tempat periksa (berobat).
- Buat surat izin / keterangan sakit bagi santri yang sakit untuk izin sekolah.
- Mendata santri yang pulang karena sakit.
- Mengadakan dan menjadwal aktifitas olahraga.
- Mengadakan penyuluhan kesehatan.
- Bekerjasama dengan bagian ketertiban dan keamanan membuat jadwal olahraga
12. Sarana & Prasarana
- Menangani bidang pengairan dan kelistrikan.
- Melengkapi dan memelihara serta mengatur inventaris pondok.
- Mendata barang-barang inventaris.
- Memberi label.
- Menangani penyimpanan barang-barang inventaris.
- Membuat tatatertib peminjaman barang-baranginventaris.
- Mendata keluar masuknya barang-barang inventaris.
- Melakukan reparasi.
- Menangani pengadaan mega phone dan salon pemanggilan.
- Membuat kotak saran.
13. Takmir Masjid
- Memakmurkan (mensejahterakan) Masjid
- Menjaga dan memelihara inventaris Masjid
- Menjaga kebersihan Masjid
- Bekerjasama dengan bagian ubudiyah dan kebersihan menyusun jadwal menyapu
- Melengkapi kebutuhan Masjid, seperti karpet, listrik, sapu, sound system, vacuum cleaner,dll.
- Buat jadwal muadzzin, bilal jum’at, imam badal.
- Mengumpulkan, menyimpan dan mengelola uang amal Masjid
- Melaporkan kegiatan dan keuangan Masjid kepada Pengasuh dan Kepala Pengurus
14. Humas
- Mengatur dan melaksanakan hubungan Pondok Pesantren dengan walisantri dan masyarakat umum
- Membina hubungan Pondok Pesantren dengan pesantren lain, instansi pemerintah dan lembaga sosial lainnya
- Merencanakan program kunjungan ke pesantren lain dan lembaga terkait, untuk study banding, dll
Contoh Struktur Organisasi Pondok Pesantren PDF
Kesimpulan
Itulah struktur organisasi pondok pesantren dari semua tingkatan atau jabatan dan tugasnya yang dapat sekolahpesantren.id sampaikan. Semoga dengan adanya pembahasan mengenai struktur organisasi dan tugas di atas bisa bermanfaat untuk semua.
Sumber Gambar : Admin Sekolah Pesantren